納期トラブル対応メールとは
納期遅延や進行トラブルが発生した際に、 状況共有・謝罪・進捗報告・解決報告を行うためのメールです。
初動対応の早さと、 継続的な状況共有が信頼維持につながります。
例文① 納期遅延発生時の初動メール
件名：【お詫び】納期遅延について
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 現在進行しております〇〇につきまして、 想定以上に作業時間を要しており、 当初予定しておりました納期に遅れが発生する見込みです。 ご迷惑をおかけしておりますこと、 深くお詫び申し上げます。 現在、最優先で対応を進めております。 改めて進捗をご報告いたしますので、 何卒よろしくお願いいたします。
例文② 進捗共有メール
件名：【進捗共有】〇〇対応状況について
株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 〇〇につきまして、 現在の進捗をご共有いたします。 ・完了済み：〇〇 ・対応中：〇〇 ・納品予定日：〇月〇日 引き続き、 早期対応を進めてまいります。 ご迷惑をおかけしておりますこと、 重ねてお詫び申し上げます。
例文③ 納期再調整をお願いする場合
件名：納期再調整のお願い
株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 現在対応しております〇〇につきまして、 進行状況を踏まえ、 納期の再調整をご相談させていただきたく存じます。 変更後納期候補は以下となります。 ・変更前：〇月〇日 ・変更後：〇月〇日 ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 何卒ご検討いただけますと幸いです。
例文④ 解決・完了報告メール
件名：【完了報告】〇〇納品完了のご連絡
株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 〇〇につきまして、 対応が完了し納品いたしましたので ご報告いたします。 このたびは納期遅延により、 ご迷惑をおかけしましたこと、 改めて深くお詫び申し上げます。 今後は進行管理体制を見直し、 再発防止に努めてまいります。 何卒よろしくお願いいたします。
NG例｜納期トラブルメールで避けたい書き方
件名：間に合いません
ちょっと遅れそうです。 よろしくお願いします。
NG理由
・状況説明が不足している
・対応方針が不明確
・誠意が伝わりにくい
納期トラブルメールのポイント
- 遅延が分かった時点で早めに連絡する
- 進捗を定期共有する
- 新しい納期を明確にする
- 謝罪だけでなく対応策も伝える
- 解決後も再発防止を共有する
